Schulführungshandbuch (SFHB) GBW

Zweck und Bedeutung

Die Administration der GBW stellt die verlässliche organisatorische, personelle und administrative Grundlage für einen geordneten Schulbetrieb sicher. Sie unterstützt Schulleitung, Lehrpersonen, Lernende und externe Partner durch effiziente Prozesse, transparente Kommunikation und korrekte Datenführung. Zentrale Ziele sind:

-       rechtssichere und fristgerechte Abwicklung administrativer Aufgaben

-       Entlastung der schulischen Kerntätigkeiten (Unterricht, Führung, Qualität)

-       konsistente Dokumentation und Nachvollziehbarkeit

-       serviceorientierte Unterstützung aller Anspruchsgruppen

Geltungsbereich

Die Administration umfasst insbesondere folgende Bereiche:

-       Schüler- und Klassenadministration (Eintritte, Austritte, Promotionen, Absenzen, Zeugnisse)

-       Lehrpersonen- und Personaladministration (Verträge, Mutationen, Stellvertretungen, Pensenführung)

-       Kommunikation und Information (intern/extern, SharePoint, Serienbriefe, Systemmeldungen)

-       Raum-, Termin- und Ressourcenplanung (Stundenplan, Prüfungsplanung, Reservationen)

-       Finanzen und Gebührenverwaltung (Rechnungen, Rückerstattungen, Materialgebühren)

-       Dokumenten- und Prozessmanagement gemäss Schulführungshandbuch (SFHB)

Rollen und Verantwortlichkeiten

Verwaltungsteam:

-       führt operative administrative Prozesse

-       pflegt Daten in den zentralen Systemen (z. B. EDB, KLAPP, Teams, SharePoint)

-       bearbeitet Anfragen; stellt fristgerechte Dokumente aus

-       gewährleistet Diskretion und Datenschutz

Schulleitung:

-       setzt strategische Rahmenbedingungen und Standards

-       überwacht Prozessqualität

-       entscheidet bei Sonderfällen und Bewilligungen

-       verantwortet Genehmigungen relevanter Dokumente im SFHB

Lehrpersonen:

-       liefern vollständige und korrekte Informationen fristgerecht

-       führen Absenzen und Leistungsdaten

-       nutzen definierte Kommunikationswege

-       arbeiten kooperativ mit der Verwaltung zusammen

Zentrale Prozesse (Auswahl)

-       Eintritts- und Austrittsprozesse Lernende

-       Mutationsmeldungen (Adresse, Betrieb, Lehrvertragswechsel)

-       Verwaltung von Absenzen und Dispensen

-       Zeugnis- und QV-Administration

-       Stellvertretungs- und Pensenprozesse

-       Exkursions- und Bewilligungsprozesse

-       Verwaltung von ÜK-Daten und Schnittstellen zu Organisationen der Arbeitswelt

-       Raum-, Prüfungs- und Ressourcenplanung

Alle Prozessbeschreibungen sind im SFHB hinterlegt und werden laufend aktualisiert.

Kommunikation und Systeme

Die Administration nutzt definierte digitale Plattformen:

-       SharePoint und SFHB (verbindliche Ablagen und Prozesse)

-       Teams (interne Kommunikation und Informationsaustausch)

-       E-Mail (Kommunikation mit Lernenden und Erziehungsberechtigten)

-       Schuladministrationssysteme (kantonal); Ticketing

Grundsätze:

-       klare Kontaktwege und Ansprechpersonen

-       schriftliche Nachvollziehbarkeit

-       zeitnahe Rückmeldungen innerhalb definierter Servicezeiten

Qualitätssicherung

Die Qualität der Administration wird sichergestellt durch:

-       Standardisierte Prozesse gemäss SFHB;

-       Vier-Augen-Prinzip bei sensiblen Vorgängen

-       regelmässige Prozessreviews (mind. jährlich)

-       Schulung neuer Mitarbeitender

-       Einhaltung Datenschutz und Archivierungsvorschriften

-       Rückmeldeschlaufen Schulleitung–Verwaltung–Lehrpersonen

-       Einbezug externer Evaluationen (z. B. ZEM CES, SQS/eduQua)

Dokumente und Ablage

Im Schulführungshandbuch (sfhb.gbwetzikon.ch) sind verbindlich abgelegt:

-       Prozessbeschreibungen und Ablaufdiagramme

-       Formulare und Vorlagen (z. B. Dispensen, Exkursionen, Mutationen)

-       Rollen- und Stellvertretungsregelungen

-       Checklisten und Merkblätter

-       Vorlagen für Serienbriefe und Kommunikationsstandards

Aktualisierungen erfolgen durch die Verwaltung in Abstimmung mit der Schulleitung.