Schulführungshandbuch (SFHB) GBW

Das Budget wird vom Rektor und den Fachgruppenleitenden auf der folgenden Basis gemäss Vorgaben des MBA erstellt:

• Gesetz über Controlling- und Rechnungslegung (CRG 14-32)
• Finanzcontrollingverordnung (FCV 9-14)
• MBA-Budgetformular Berufsfachschulen
• MBA-Terminvorgaben Budget

Das Budget wird von der Schulkommission beraten und zur Kenntnis genommen.
Die Budgeteingaben der Fachgruppenerfolgen jeweils bis zum 31. Oktober für das Folgejahr. Die Schulleitung gibt bis zum 01. Januar die beantragten Mittel frei. Die Fachgruppenleiter sind verantwortlich für die Einhaltung des Budgets und führen laufend eine Budgetkontrolle. Das Rechnungswesen führt von April-September monatlich und von Oktober bis Dezember nach Bedarf des Rektors eine Gesamtübersicht der Ausgaben nach Konto je Fachgruppe. Budgetierte Ausgaben die bis zum 30. September des laufenden Jahres nicht getätigt wurden müssen bei der Schulleitung als Rückstellung beantragt werden, ansonsten verfügt die Schulleitung über die offene Budgetposten.

2. Leistungsbezüge
Einkauf/Kreditoren

• Controlling und Rechnungslegungsgesetz (CRG § 34-43)
• Finanz- und Controllingverordnung (FCV § 40)
• Rechnungslegungsverordnung (RLV § 35)
• Handbuch für Rechnungslegung (Kapitel 2.7 / Kapitel 5.4.3)
• Unterschriftenkarten
• Interkantonale Vereinbarung über das öffentliche Beschaffungswesen (IVöB) vom 25. November 1994
• Submissionsverordnung (SVO)
• Leitfaden Submission inkl. Vorlagen: Submissionsunterlagen, Protokoll der Offertöffnung, Auswertung der Offerten, Zusage, Absage

Bedürfnis anmelden (falls der geschätzte Betrag über CHF 50'000.- einmalig / CHF 20'000.- wiederkehrend ist, sonst direkt weiter mit Submission im freihändigen Verfahren)

• Gegenstand inkl. Mengenangabe
• Bedarfsnachweis
• Geschätztes Auftragsvolumen
• Budgetposition

• Standard/Rahmenverträge vs. Individuelle Beschaffung triagieren
• Bedarfsnachweis inkl. Mengenangabe verifizieren
• Verfahrensart und weiteres Vorgehen festlegen

• Submissionsverfahren durchführen gemäss Leitfaden Submission
• Bei ausgewählten Beschaffungsgütern, resp. Überschreitung von Schwellenwerten wird die Submission zentral durchgeführt

• Ausgabebewilligung beantragen gemäss Leitfaden Submission mit Beilage der Nachweise Auswertung der Angebote und Angebot inkl. Vertragsentwurf
• Zuschlag und Absagen erteilen auf Basis der Ausgabebewilligung gemäss Leitfaden Submission
• Vertrag abschliessen gemäss Leitfaden Submission

• Bestellung auslösen
• Eingehende Ware / erbrachte Dienstleistung prüfen

• Eingehende Rechnung mit Vertragskonditionen prüfen
• Rechnung prüfen und materielles Visum anbringen
• Rechnerische Prüfung vornehmen und formelles Visum anbringen
  (darf nicht dieselbe Person wie materielles Visum sein)

• Kontierung auf Vollständigkeit überprüfen und Zahlungsfreigabe/-anweisung erteilen
• Bei nicht vollständigen Angaben auf dem Kontierungsstempel, Rechnung zurückweisen und fehlende Kontrollen durchführen lassen
• Verfügung, Rechnungen und Lieferscheine ablegen und archivieren
• Kontrolle im SAP, ob Transfer der Daten aus DipsIn funktioniert hat! Ansonsten Meldung an MBA, Finanzabteilung

• Handbuch für Rechnungslegung (Kapitel 5.5 Fakturierung, Rechnungsstellung)
• Controlling und Rechnungslegungsgesetz (CRG § 59, lit b.)
• Rechnungslegungsverordnung (RLV §33)

Folgende Punkte werden im Bereich Debitoren gemäss Vorgaben umgesetzt:

• Verantwortlichkeit Rechnungsstellung
• Fakturierung
• Storno
• Gutschrift/Rückzahlungen
• Mahnungen
• Betreibungen
• Abschreibungen

• Personalgesetz
• Vollzugsverordnung zum Personalgesetz §§ 64-77

Spesenrechnungen erfolgen mit dem vom Kanton zur Verfügung gestellten Formular. Die Spesenabrechnungsformulare werden durch die beantragende Person erstellt und der Personalverantwortlichen eingereicht.

Folgende Tabelle gibt Auskunft über den formellen Ablauf der Abrechnungsgesuche.

Rechnerisch/formelles Visum

materielles Visum

 Anweisung/Zahlungsfreigabe

 Lehrperson

 Personalverantwortliche

 Abteilungsleiter

 Rektor*in

 Verwaltungspersonal

 Personalverantwortliche

 Abteilungsleiter

 Rektor*in

 Rektor*in

 Personalverantwortliche

 SK-Präsident*in

 Abteilungsleiter MBA

 SK-Mitglied

 Personalverantwortliche

 SK-Präsident*in

 Rektor*in

 SK-Präsident

 Personalverantwortliche

 Rektor*in

 Abteilungsleiter MBA

 Lernenden-Vertreter*in

 Personalverantwortliche

 Prorektor*in

 Rektor*in

Spesen oder Barauslagen?

Abgrenzung Spesen oder Barauslagen

Auslagen, welche über den Lohn abgerechnet werden müssen, sind Spesen.

Die Auszahlung erfolgt zusammen mit dem Lohn. Diese Auslagen sind auf dem Lohnausweis ersichtlich (Steuern).

• Persönliche Weiterbildung (Semestergebühren, Kurskosten, Lehrmittel)
• Fahrspesen
• Exkursionen – persönliche Kosten LP
• Lehrausgänge – persönliche Kosten LP

Spesenabrechnungsformular

Spesenregelung

Muster Spesenabrechnungsformular

Grundsätzlich alles, was mit dem Schulbetrieb (= Schüler/innen, Gruppen von mehreren Lehrpersonen) zu tun hat, sind Barauslagen (Ausnahmen bei Exkursionen eigene Kosten).

Die Auszahlung erfolgt separat, unabhängig vom Lohn.

• Lehrmittel für den Schulbetrieb
• Dienstleistungen für den Schulbetrieb
• Anschaffungen für die Fachgruppe/Schulbetrieb
• Geschenke und ähnliches für Dritte
• Miete von Utensilien für den Schulbetrieb

 Formular Barauslagen

• innerhalb Kanton Zürich: Billett 2. Klasse, ohne Beleg
• ausserhalb Kanton Zürich: Billett 1. Klasse; Billett als Beleg verlangen
• Grundsätzlich gilt das Billett ab Wetzikon als Arbeitsort
• km-Entschädigung Auto: vorgängige Bewilligung durch die SL erforderlich

• ohne Quittung: pauschal Fr. 15.00/Mahlzeit
• mit Quittung: Fr. 15.00 müssen selber bezahlt werden (Beispiel: Fr. 36.00 – Fr. 15.00 = 21.00);
• maximal werden Fr. 30.00 vergütet

Bewilligung durch Rektor/AL einholen (in der Regel mit der Kursbewilligung). Beleg Hotelrechnung erforderlich.

• Abwesenheiten von mehr als fünf Stunden: Fr. 5.00
• Abwesenheiten von mehr als acht Stunden: Fr. 10.00

Die Rückvergütung darf gemäss MBA nur für 1 Jahr erfolgen, d.h. wer ein 3-Jahres-Abo hat, muss es 3 x in Rechnung stellen; der/die PV führt eine Liste mit den Halbtax-Bezügern.

• Anleitung zur Inventarisierung an kantonalen Mittel- und Berufsfachschulen
• Vorlage Inventarliste
• Handbuch für Rechnungslegung (Kapitel 6 Inventar)
• Controlling und Rechnungslegungsgesetz (CRG § 59, lit c)
• Rechnungslegungsverordnung (RLV § 38)

Das Mobiliar der GBW wird gemäss den gesetzlichen Vorgaben und folgendem Ablauf bewirtschaftet.

 Genehmigung

 Verantwortlich

 Mitarbeit

 Information

Inventaraufnahme

Neu beschaffte Ware auf Inventarisierungspflicht prüfen

Ware und Rechnung mittels Inventarnummer eindeutig kennzeichnen

Ware in die Inventarliste aufnehmen

• • Inventarnummer
  • Anlagenummer (falls als Anlage in der Bilanz geführt)
  • Bezeichnung / Anschaffungsdatum / Anschaffungswert
  • Standort / Kennzeichnung „diebstahlgefährdet“
  • Status (aktiv / abgegangen / abgeschrieben)

Inventar Verantwortliche*er

Inventarkontrolle (Inventur)

Den Warenbestand jährlich überprüfen und Verschiebungen / Inventarabgänge in der Inventarliste nachführen (wenn möglich nicht dieselbe Person wie die Inventarverantwortliche)

Inventurpersonal

Aktualisierte Inventarliste visieren und ablegen (wenn möglich nicht dieselbe Person wie die Inventarverantwortliche)

zuständiges SL-Mitglied

Inventurpersonal

Inventarabgang

Waren, die nicht mehr im Bestand der Schule geführt werden verwerten oder entsorgen und Status in der Inventarliste aktualisieren

Inventar Verantwortliche*er

Bei Abgang von Waren, Quittung erstellen, visieren und ablegen sowie die Inventarliste aktualisieren

Inventar Verantwortliche*er

RW Schule

Verkaufte Waren anhand Quittungen verbuchen

RW Schule

Bei Anlagenabgang die Ausbuchung aus der Anlagenbuchhaltung sicherstellen

Rechnungsführer*in

Finanzabt. MBA

Pro Semester alle Inventar-Abgänge prüfen und in der Inventarliste visieren lassen

zuständiges SL-Mitglied

Inventar Verantwortliche*r

• §13 Abs. 2 der Mittel- und Berufsschullehrerverordnung (MBVO)
• §35 der Rechnungslegungsverordnung (RLV)

Einzelne Aufgaben und Funktionen an der Schule sind gemäss gesetzlichen Grundlagen entlastet. Diese Entlastungen werden mittels eines Entlastungsauftrages durch den Rektor/Schulleitung der Personalverantwortlichen gemeldet. Die zu entlastenden Aufgaben sind vorgängig durch die Schulleitung mittels Pflichtenheft definiert worden.

• §17 der Mittel- und Berufsschullehrerverordnung (MBVO)
• §13 Abs. 2 und §35 der Rechnungslegungsverordnung (RLV)
• § 55 Abs. 2 des Gesetzes über Controlling und Rechnungslegung (CRG)

Da Unterrichtsangebot und Verfügbarkeit von Lehrpersonen sich nicht immer deckt, wird eine flexible Pensenauslastung mittels eines Stundekontos geführt. Das Stundekonto wird semesterweise aktualisiert und den Lehrpersonen am Ende des jeweiligen Semesters abgegeben. So kann die Lehrperson jederzeit die erfolgten Mutationen überprüfen.

Jeweils zu Semesterbeginn werden folgende Lektionen verbucht:

• Unterrichtsleistungen gemäss Stundenplan an der eigenen Schule
• Unterrichtsleistungen gemäss Stundenplan an anderen Schulen
• Entlastungen und Entschädigungen für Zusatzleistungen
• FiB-Lektionen
• Blockwochen
• DaZ-Kurse
• Überträge vom Vorsemester

• Unterrichtsleistungen gemäss Stundenplan an der eigenen Schule
• Entlastungen und Entschädigungen für Zusatzleistungen
• Blockwochen
• Überträge vom Vorsemester

Die Stundekonto-Auszüge sind durch die Lehrpersonen zu prüfen. Sie werden darauf hingewiesen, dass diese als genehmigt gelten, wenn bis zum 15. September des laufenden Jahres keine Rückmeldung erfolgt. Eine Lohnauszahlung kann nie höher als 100% sein, Ein allfälliger Überhang wird auf dem Stundenkonto ausgewiesen und wird im kommenden Semester ausgeglichen. Allfällige Mehr- bzw. Minderlektionen von Berufsschullehrpersonen müssen vom Amt verfügt und mit der letzten Lohnzahlung im Februar oder August ausbezahlt werden.

• Controlling und Rechnungslegungsgesetz (§ 55 Abs. 2)
• Rechnungslegungsverordnung (RLV § 13 Abs. 2 und § 35)
• Arbeitszeitreglement des Kantons Zürich
• Handbuch Personalrecht
• Jährlicher Regierungsratsbeschluss über Sollstunden
• Arbeitszeit-Tabelle (GLAZ-Tabelle; Gleitende Arbeitszeit)

Die Arbeitszeiten des Verwaltungs- und Betriebspersonals wird mit einer sogenannten GLAZ-Tabelle erfasst. Die Personalabteilung des MBA stellt diese Tabelle jeweils für das kommende Kalenderjahr der Schule via Rektor*in oder Personalverantwortlichen per Ende Jahr zur Verfügung. Die GLAZ-Tabellen werden jeweils per Ende Monat auf dem Dienstweg weitergeleitet. Die Vorgesetzten kontrollieren die Tabellen auf Plausibilität und Rechtkonformität. Die vom Vorgesetzten und Mitarbeiter*in visierten Tabellen werden archiviert (Personalverantwortliche*r). Der/die Personalverantwortliche (PV) erstellt in der Jahreshälfte eine Zwischenbilanz mit den Gesamtstunden des Verwaltung- und Betriebspersonals und leitet diese dem/der Rektor*in und dem/der Adjunkt*in zur Kenntnisnahme weiter. Per Ende Jahr fasst der/die PV auf einer Liste die Veränderung der Mehrstunden, Ferien- und DAG-Guthaben an den/die Rechnungsführer*in für die Ergänzung der Abschlussdokumentation zusammen, die an die Personalabteilung des MBA und die Finanzabteilung weitergeleitet werden.

Überträge Arbeitszeitsaldo

Dokumente

• V: 100. HR / 02. Personal / 07. Zeiterfassung / AZ-Tabellen
• V: 100. HR / 02. Personal / 07. Zeiterfassung / 03. Übersichten Gesamtstunden
• V: 100. HR / 05. Diverses / 01. Jahresabschluss / 7356_Abschlussdokumentation 20XX
• V: 100. HR / 05. Diverses / 01. Jahresabschluss / ATP_Erhebung Stundenkonti_per_Ende_Jahr VW Formular
• V: 100. HR / 02. Personal / 07. Zeiterfassung / AZ-Tabellen

10. Jahresabschluss

Der Jahresabschluss wird von der Rechnungsführerin auf folgender Basis gemäss Vorgaben des MBA erstellt:

• Gesetz über Controlling- und Rechnungslegung (CRG 14-32)
• Rechnungslegungsverordnung (RLV 44-57)
• Finanzcontrollingverordnung (FCV 9-14)
• Handbuch für Rechnungslegung (HBRKapitel 3 Rechnungslegungen – Allgemeiner Teil)
• Instruktionen MBA zum Jahresabschluss
• Terminvorgaben MBA zum Jahresabschluss

Der Jahresabschluss wird von der Schulkommission beraten und zur Kenntnis genommen.

11. Anwenden und Betreiben von Applikationen

Im Bereich der Schulverwaltung nutzt die GBW die Dienste des MBA's. Wartung und Betrieb der Applikationen liegen somit in der Verantwortung des MBA's respektive des Amts für Informatik (AfI). Die weiteren im Einsatz stehenden Applikationen und Dienste werden durch den eigenen IT-Support gewartet und administriert. Sensible Infrastruktur ist durch Zutrittsbeschränkungen und-regelungen geschützt. Die entsprechenden Rechte sind durch den Schlüssel- und Raumplan erfasst und protokolliert. 

12. Führung von Bank- und Postkonten

Sind zur ordentlichen Abwicklung von Finanztransaktionen besondere Bank- und/oder Postkonten erforderlich, so sind diese bei der/dem Rechnungsführer*in zu beantragen und durch den Rektor zu bewilligen. Falls es sich um ein Staatskonto handelt, wird der Rektor dieses gemäss MBA  "Checkliste Eröffnung Bank und Postkonto" und Merkblatt MBA "Eröffnung von neuen Bank- und Postkonten" bei der Finanzverwaltung beantragen.