1.5  Finanz- und Rechnungswesen


Grundlage für alle Aktivitäten im Finanz- und Rechnungswesen ist das Interne Kontrollsystems (IKS), welches – auf Anweisung des Mittelschul- und Berufsbildungsamts (MBA) – in die folgenden Prozesse (Nr. 001 bis Nr. 012) gegliedert wird:

 

Budget

 

Das Budget wird vom Rektor und den Fachgruppenleitenden auf der folgenden Basis gemäss Vorgaben des MBA erstellt:

  • Gesetz über Controlling- und Rechnungslegung (CRG 14-32)
  • Finanzcontrollingverordnung (FCV 9-14)
  • MBA-Budgetformular Berufsfachschulen
  • MBA-Terminvorgaben Budget

 

Das Budget wird von der Schulkommission beraten und zur Kenntnis genommen.
Die Budgeteingaben der Fachgruppenerfolgen jeweils bis zum 31. Oktober für das Folgejahr. Die Schulleitung gibt bis zum 01. Januar die beantragten Mittel frei. Die Fachgruppenleiter sind verantwortlich für die Einhaltung des Budgets und führen laufend eine Budgetkontrolle. Das Rechnungswesen führt von April-September monatlich und von Oktober bis Dezember nach Bedarf des Rektors eine Gesamtübersicht der Ausgaben nach Konto je Fachgruppe. Budgetierte Ausgaben die bis zum 30. September des laufenden Jahres nicht getätigt wurden müssen bei der Schulleitung als Rückstellung beantragt werden, ansonsten verfügt die Schulleitung über die offene Budgetposten.


Leistungsbezüge/Einkauf/Kreditoren

 

Gesetzliche Grundlagen

 

    • Controlling und Rechnungslegungsgesetz (CRG § 34-43)
    • Finanz- und Controllingverordnung (FCV § 40)
    • Rechnungslegungsverordnung (RLV § 35)
    • Handbuch für Rechnungslegung (Kapitel 2.7 / Kapitel 5.4.3)
    • Unterschriftenkarten
    • Interkantonale Vereinbarung über das öffentliche Beschaffungswesen (IVöB) vom 25. November 1994
    • Submissionsverordnung (SVO)
    • Leitfaden Submission inkl. Vorlagen: Submissionsunterlagen, Protokoll der Offertöffnung, Auswertung der Offerten, Zusage, Absage

 

Beschaffungsvorbereitung

Bedürfnis anmelden (falls der geschätzte Betrag über CHF 50'000.- einmalig / CHF 20'000.- wiederkehrend ist, sonst direkt weiter mit Submission im freihändigen Verfahren)

    • Gegenstand inkl. Mengenangabe
    • Bedarfsnachweis
    • Geschätztes Auftragsvolumen
    • Budgetposition

 

Beschaffungsvorbereitung freigeben

    • Standard/Rahmenverträge vs. Individuelle Beschaffung triagieren
    • Bedarfsnachweis inkl. Mengenangabe verifizieren
    • Verfahrensart und weiteres Vorgehen festlegen

 

 

Submission

    • Submissionsverfahren durchführen gemäss Leitfaden Submission
    • Bei ausgewählten Beschaffungsgütern, resp. Überschreitung von Schwellenwerten wird die Submission zentral durchgeführt

 

 

Ausgabebewilligung und Bestellung

    • Ausgabebewilligung beantragen gemäss Leitfaden Submission mit Beilage der Nachweise Auswertung der Angebote und Angebot inkl. Vertragsentwurf
    • Zuschlag und Absagen erteilen auf Basis der Ausgabebewilligung gemäss Leitfaden Submission
    • Vertrag abschliessen gemäss Leitfaden Submission

 

 

Bestellung

    • Bestellung auslösen
    • Eingehende Ware / erbrachte Dienstleistung prüfen

 

 

Rechnungsprüfung

    • Eingehende Rechnung mit Vertragskonditionen prüfen
    • Rechnung prüfen und materielles Visum anbringen
    • Rechnerische Prüfung vornehmen und formelles Visum anbringen
      (darf nicht dieselbe Person wie materielles Visum sein)

 

 

Zahlungsfreigabe  

    • Kontierung auf Vollständigkeit überprüfen und Zahlungsfreigabe/-anweisung erteilen
    • Bei nicht vollständigen Angaben auf dem Kontierungsstempel, Rechnung zurückweisen und fehlende Kontrollen durchführen lassen
    • Verfügung, Rechnungen und Lieferscheine ablegen und archivieren
    • Kontrolle im SAP, ob Transfer der Daten aus DipsIn funktioniert hat! Ansonsten Meldung an MBA, Finanzabteilung

 

 

Debitoren 

 

Gesetzliche Grundlagen

 

  • Handbuch für Rechnungslegung (Kapitel 5.5 Fakturierung, Rechnungsstellung)
  • Controlling und Rechnungslegungsgesetz (CRG § 59, lit b.)
  • Rechnungslegungsverordnung (RLV §33)

 

Folgende Punkte werden im Bereich Debitoren gemäss Vorgaben umgesetzt:

  • Verantwortlichkeit Rechnungsstellung
  • Fakturierung
  • Storno
  • Gutschrift/Rückzahlungen
  • Mahnungen
  • Betreibungen
  • Abschreibungen

 

 

Spesenabrechnungen 

 

Gesetzliche Grundlagen

 

    • Personalgesetz
    • Vollzugsverordnung zum Personalgesetz §§ 64-77

 

Spesenrechnungen erfolgen mit dem vom Kanton zur Verfügung gestellten Formular. Die Spesenabrechnungsformulare werden durch die beantragende Person erstellt und der Personalverantwortlichen eingereicht.

 

Folgende Tabelle gibt Auskunft über den formellen Ablauf der Abrechnungsgesuche.

 

 

 Rechnerisch/formelles Visum

 materielles Visum

 Anweisung/Zahlungsfreigabe

 Lehrperson

 Personalverantwortliche

 Abteilungsleiter

 Rektor*in

 Verwaltungspersonal

 Personalverantwortliche

 Abteilungsleiter

 Rektor*in

 Rektor*in

 Personalverantwortliche

 SK-Präsident*in

 Abteilungsleiter MBA

 SK-Mitglied

 Personalverantwortliche

 SK-Präsident*in

 Rektor*in

 SK-Präsident

 Personalverantwortliche

 Rektor*in

 Abteilungsleiter MBA

 Lernenden-Vertreter*in

 Personalverantwortliche

 Prorektor*in

 Rektor*in

 

Folgende Regelungen gelten bis auf weiteres (Entscheid SL):

Fahrtkosten

    • innerhalb Kanton Zürich: Billett 2. Klasse, ohne Beleg
    • ausserhalb Kanton Zürich: Billett 1. Klasse; Billett als Beleg verlangen
    • Grundsätzlich gilt das Billett ab Wetzikon als Arbeitsort
    • km-Entschädigung Auto: vorgängige Bewilligung durch die SL erforderlich

 

Verpflegungskosten

    • ohne Quittung: pauschal Fr. 15.00/Mahlzeit
    • mit Quittung: Fr. 15.00 müssen selber bezahlt werden (Beispiel: Fr. 36.00 – Fr. 15.00 = 21.00);
    • maximal werden Fr. 30.00 vergütet

 

Übernachtungskosten
Bewilligung durch Rektor/AL einholen (in der Regel mit der Kursbewilligung). Beleg Hotelrechnung erforderlich.

 

Nebenauslagen

    • Abwesenheiten von mehr als fünf Stunden: Fr. 5.00
    • Abwesenheiten von mehr als acht Stunden: Fr. 10.00

 

Weitere Auslagen
Belege/Quittungen erforderlich für Kursgeld-Rückerstattung, Präsente, Eintritt Museum etc.

 

Halbtax-Abo
Die Rückvergütung darf gemäss MBA nur für 1 Jahr erfolgen, d.h. wer ein 3-Jahres-Abo hat, muss es 3 x in Rechnung stellen; der/die PV führt eine Liste mit den Halbtax-Bezügern.

 

 

Spesenabrechnungsformular

Spesenregelung

Muster Spesenabrechnungsformular

Formular Barauslagen

 

 

 

Kasse 

 

Um den Bargeldverkehr an der Schule sicher zu stellen führen alle Sekretariate eine Kasse. Diese wird nach den Vorgaben des Kantons gemäss Handbuch für Rechnungslegung (HBR Kapitel 5.3 Kassen, insbesondere 5.3.7 Kassenführung, 5.3.8 Kassenverkehr), bewirtschaftet.

 

 

Lager/Inventar

 

 

Gesetzliche Grundlagen

    • Anleitung zur Inventarisierung an kantonalen Mittel- und Berufsfachschulen
    • Vorlage Inventarliste
    • Handbuch für Rechnungslegung (Kapitel 6 Inventar)
    • Controlling und Rechnungslegungsgesetz (CRG § 59, lit c)
    • Rechnungslegungsverordnung (RLV § 38)

 

Das Mobiliar der GBW wird gemäss den gesetzlichen Vorgaben und folgendem Ablauf bewirtschaftet.

 

 

 Genehmigung

 Verantwortlich

 Mitarbeit

 Information

  Inventaraufnahme

 

 

 

 

Neu beschaffte Ware auf Inventarisierungspflicht prüfen

Ware und Rechnung mittels Inventarnummer eindeutig kennzeichnen

Ware in die Inventarliste aufnehmen

    • Inventarnummer
    • Anlagenummer (falls als Anlage in der Bilanz geführt)
    • Bezeichnung / Anschaffungsdatum / Anschaffungswert
    • Standort / Kennzeichnung „diebstahlgefährdet“
    • Status (aktiv / abgegangen / abgeschrieben)

 

Inventar Verantwortliche*er

 

 

  Inventarkontrolle (Inventur)

 

 

 

 

Den Warenbestand jährlich überprüfen und Verschiebungen / Inventarabgänge in der Inventarliste nachführen (wenn möglich nicht dieselbe Person wie die Inventarverantwortliche)

 

Inventurpersonal

 

 

Aktualisierte Inventarliste visieren und ablegen (wenn möglich nicht dieselbe Person wie die Inventarverantwortliche)

zuständiges SL-Mitglied

Inventurpersonal

 

 

  Inventarabgang

 

 

 

 

Waren, die nicht mehr im Bestand der Schule geführt werden verwerten oder entsorgen und Status in der Inventarliste aktualisieren

 

Inventar Verantwortliche*er

 

 

Bei Abgang von Waren, Quittung erstellen, visieren und ablegen sowie die Inventarliste aktualisieren

 

Inventar Verantwortliche*er

 

RW Schule

Verkaufte Waren anhand Quittungen verbuchen

 

RW Schule

 

 

Bei Anlagenabgang die Ausbuchung aus der Anlagenbuchhaltung sicherstellen

 

Rechnungsführer*in

Finanzabt. MBA

 

Pro Semester alle Inventar-Abgänge prüfen und in der Inventarliste visieren lassen

zuständiges SL-Mitglied

Inventar Verantwortliche*r

 

 

 

 

Gewähren von Entlastungen 

 

Gesetzliche Grundlagen

 

  • §13 Abs. 2 der Mittel- und Berufsschullehrerverordnung (MBVO)
  • §35 der Rechnungslegungsverordnung (RLV)

 

Einzelne Aufgaben und Funktionen an der Schule sind gemäss gesetzlichen Grundlagen entlastet. Diese Entlastungen werden mittels eines Entlastungsauftrages durch den Rektor/Schulleitung der Personalverantwortlichen gemeldet. Die zu entlastenden Aufgaben sind vorgängig durch die Schulleitung mittels Pflichtenheft definiert worden.

 

 

Führen des Stundenkontos 

 

Gesetzliche Grundlagen

 

    • §17 der Mittel- und Berufsschullehrerverordnung (MBVO)
    • §13 Abs. 2 und §35 der Rechnungslegungsverordnung (RLV)
    • § 55 Abs. 2 des Gesetzes über Controlling und Rechnungslegung (CRG)

 

Da Unterrichtsangebot und Verfügbarkeit von Lehrpersonen sich nicht immer deckt, wird eine flexible Pensenauslastung mittels eines Stundekontos geführt. Das Stundekonto wird semesterweise aktualisiert und den Lehrpersonen am Ende des jeweiligen Semesters abgegeben. So kann die Lehrperson jederzeit die erfolgten Mutationen überprüfen.

Jeweils zu Semesterbeginn werden folgende Lektionen verbucht:

 

Grundbildung

    • Unterrichtsleistungen gemäss Stundenplan an der eigenen Schule
    • Unterrichtsleistungen gemäss Stundenplan an anderen Schulen
    • Entlastungen und Entschädigungen für Zusatzleistungen
    • FiB-Lektionen
    • Blockwochen
    • DaZ-Kurse
    • Überträge vom Vorsemester

 

Weiterbildung/Freifach

    • Unterrichtsleistungen gemäss Stundenplan an der eigenen Schule
    • Entlastungen und Entschädigungen für Zusatzleistungen
    • Blockwochen
    • Überträge vom Vorsemester

Die Stundekonto-Auszüge sind durch die Lehrpersonen zu prüfen. Sie werden darauf hingewiesen, dass diese als genehmigt gelten, wenn bis zum 15. September des laufenden Jahres keine Rückmeldung erfolgt. Eine Lohnauszahlung kann nie höher als 100% sein, Ein allfälliger Überhang wird auf dem Stundenkonto ausgewiesen und wird im kommenden Semester ausgeglichen. Allfällige Mehr- bzw. Minderlektionen von Berufsschullehrpersonen müssen vom Amt verfügt und mit der letzten Lohnzahlung im Februar oder August ausbezahlt werden.

 

 

Arbeitszeitkontrolle 

 

Gesetzliche Grundlagen

 

    • Controlling und Rechnungslegungsgesetz (§ 55 Abs. 2)
    • Rechnungslegungsverordnung (RLV § 13 Abs. 2 und § 35)
    • Arbeitszeitreglement des Kantons Zürich
    • Handbuch Personalrecht
    • Jährlicher Regierungsratsbeschluss über Sollstunden
    • Arbeitszeit-Tabelle (GLAZ-Tabelle; Gleitende Arbeitszeit)

 

Die Arbeitszeiten des Verwaltungs- und Betriebspersonals wird mit einer sogenannten GLAZ-Tabelle erfasst. Die Personalabteilung des MBA stellt diese Tabelle jeweils für das kommende Kalenderjahr der Schule via Rektor*in oder Personalverantwortlichen per Ende Jahr zur Verfügung. Die GLAZ-Tabellen werden jeweils per Ende Monat auf dem Dienstweg weitergeleitet. Die Vorgesetzten kontrollieren die Tabellen auf Plausibilität und Rechtkonformität. Die vom Vorgesetzten und Mitarbeiter*in visierten Tabellen werden archiviert (Personalverantwortliche*r). Der/die Personalverantwortliche (PV) erstellt in der Jahreshälfte eine Zwischenbilanz mit den Gesamtstunden des Verwaltung- und Betriebspersonals und leitet diese dem/der Rektor*in und dem/der Adjunkt*in zur Kenntnisnahme weiter. Per Ende Jahr fasst der/die PV auf einer Liste die Veränderung der Mehrstunden, Ferien- und DAG-Guthaben an den/die Rechnungsführer*in für die Ergänzung der Abschlussdokumentation zusammen, die an die Personalabteilung des MBA und die Finanzabteilung weitergeleitet werden. 

 

Überträge Arbeitszeitsaldo ins neue Kalenderjahr

Gemäss VVO § 121 darf ein positiver oder negativer Arbeitszeitsaldo im Umfang von höchstens zwei Wochen-Sollzeiten übertragen werden. Ein diesen Umfang übersteigender negativer Arbeitszeitsaldo wird am Jahresende mit Überzeit oder Ferienguthaben verrechnet. Für die Bewilligung des Übertrags eines grösseren positiven Arbeitszeitsaldos ist die Personalabteilung des MBA zuständig.

 

Dokumente

    • V: 100. HR / 02. Personal / 07. Zeiterfassung / AZ-Tabellen
    • V: 100. HR / 02. Personal / 07. Zeiterfassung / 03. Übersichten Gesamtstunden
    • V: 100. HR / 05. Diverses / 01. Jahresabschluss / 7356_Abschlussdokumentation 20XX
    • V: 100. HR / 05. Diverses / 01. Jahresabschluss / ATP_Erhebung Stundenkonti_per_Ende_Jahr VW Formular
    • V: 100. HR / 02. Personal / 07. Zeiterfassung / AZ-Tabellen

 

 

Jahresabschluss

 

Der Jahresabschluss wird von der Rechnungsführerin auf folgender Basis gemäss Vorgaben des MBA erstellt:

 

  • Gesetz über Controlling- und Rechnungslegung (CRG 14-32)
  • Rechnungslegungsverordnung (RLV 44-57)
  • Finanzcontrollingverordnung (FCV 9-14)
  • Handbuch für Rechnungslegung (HBRKapitel 3 Rechnungslegungen – Allgemeiner Teil)
  • Instruktionen MBA zum Jahresabschluss
  • Terminvorgaben MBA zum Jahresabschluss

 

Der Jahresabschluss wird von der Schulkommission beraten und zur Kenntnis genommen.

 

 

Anwenden und Betreiben von Applikationen

 

Im Bereich der Schulverwaltung nutzt die GBW die Dienste des MBA's. Wartung und Betrieb der Applikationen liegen somit in der Verantwortung des MBA's respektive des Amts für Informatik (AfI). Die weiteren im Einsatz stehenden Applikationen und Dienste werden durch den eigenen IT-Support gewartet und administriert. Sensible Infrastruktur ist durch Zutrittsbeschränkungen und-regelungen geschützt. Die entsprechenden Rechte sind durch den Schlüssel- und Raumplan erfasst und protokolliert. 

 

 

 

Führung von Bank- und Postkonten

 

Sind zur ordentlichen Abwicklung von Finanztransaktionen besondere Bank- und/oder Postkonten erforderlich, so sind diese bei der/dem Rechnungsführer*in zu beantragen und durch den Rektor zu bewilligen. Falls es sich um ein Staatskonto handelt, wird der Rektor dieses gemäss MBA  "Checkliste Eröffnung Bank und Postkonto" und Merkblatt MBA "Eröffnung von neuen Bank- und Postkonten" bei der Finanzverwaltung beantragen.