1. Einleitung

Der stetige Wandel der Umwelt und die Veränderungen in der Gesellschaft und der Arbeitswelt fordern eine rasche Anpassung der Schule an die veränderten Anforderungen.

Um diesem dynamischen Prozess Rechnung tragen zu können erfordert es engagierte Mitarbeitende welche bereit sind zusätzliche Anstrengungen auf sich zu nehmen. Diese Leistungen werden in Projekten welche nur zum Teil zum Kernauftrag der Lehrpersonen gehören geleistet.

Herausforderungen verstehen wir jeweils als Chance einen Veränderungsprozess anzustossen, der nachhaltig eine positive Wirkung erzeugt. Erfüllen solche Ideen die Kriterien eines Projekts und stimmen mit den übergeordneten Schulentwicklungszielen überein, so werden diese als Schulprojekt behandelt und mit dem Projektmanagement der GBW initiiert, geplant, umgesetzt und ausgewertet.

Situationen aus denen ein Projekt entstehen kann:

• Bedürfnis aus dem Schulalltag
• Zielsetzung der Schulleitung
• Strategische Planung der Schule
• Interner Audit
• Externer Audit
• Anforderungen seitens Dritter (Bsp. Neue BiVo)

2. Dokumente

Bei der Gestaltung des Projektmanagements der GBW versuchen wir einen guten Kompromiss zwischen Verwaltung und Gestaltung zu finden. Wir achten auf die Handhabbarkeit der Projektdokumentation. Unsere Dokumente verstehen wir als nützliche Instrumente, zur Reflexion des Projektablaufs. Einzelne Dokumente sind zwingend (Projektantrag, Projektschlussbericht) andere sind als Hilfsmittel (Projektskizze, Standard Pflichtenheft Projektverantwortliche, Projektmanagement GBW) zu betrachten.

3. Von der Idee zum Projekt

Bevor aus einem Bedürfnis oder einer Idee ein Projekt wird, lohnt es sich, nach dem ersten Impuls ein paar grundlegende Gedanken dazu zu machen.

Folgende Fragen sollen dabei helfen:

Warum wird dieses Projekt gemacht, und was sind seine Zielsetzungen?

Frage: Ist es überhaupt sinnvoll, ein Projekt zu machen (Zone der Sensibilität)?

Was muss gemacht werden? Welches sind die spezifischen Projektziele?

Frage: Ist klar, was gewollt wird?

Wie soll vorgegangen werden? Welche Mittel und Ressourcen werden benötigt?

Frage: Wird nicht eine Überorganisation geschaffen?

Wo wird am Projekt gearbeitet?

Frage: Sind die örtlichen Voraussetzungen geschaffen?

Wer ist an der Durchführung des Projekts beteiligt?

Frage: Sind die richtigen Personenkreise eingeschlossen?

Wann wird mit dem Projekt begonnen und wann ist es fertig?

Frage: Sind die Zeitvorgaben sinnvoll?

Wieviel darf das Projekt kosten?

Frage: Ist der vorgesehene Finanzrahmen vertretbar?

Wie gut soll das Projekt sein?

Frage: Welche Qualitätsziele müssen erreicht werden?

(Quelle: Dubs, 2005)

Sind diese Fragen geklärt so gilt es zu prüfen ob die Kriterien für ein Projekt erfüllt werden.

• zeitlich begrenzt, d.h. sie haben einen genau definierten Anfangs- und Endpunkt
• mit klar festgelegten Ressourcen ausgestattet
• auf ein im Vorfeld beschriebenes Ziel ausgerichtet
• nicht mit vorhandenen Routinen zu bewältigen
• neue bzw. innovative Vorhaben für die Schule

4.  Von der Projektskizze zum Projektantrag

Um von einer Projektidee auf eine konkrete Projektbeschreibung zu kommen, sind einerseits kreative Ansätze andererseits strukturierende Prozesse notwendig, die immer wieder aufs Neue zu konstruktiven Ergebnissen bis hin zum konkreten Projektauftrag geführt werden müssen.

Mithilfe des Dokuments Projektskizze wird neben den Basisdaten eine Projektskizze erstellt. Diese beinhaltet folgenden Elemente:

• Situationsanalyse
• Projektumfeldanalyse
• Kriterien Check
• Projektziele
• Risikoanalyse
• Ressourcen

5.  Projektantrag

Der Projektantrag ist die Grundlage für jedes Projekt, da hier alle wichtigen Informationen zur Projektplanung und -steuerung aufgeführt werden. Neben der Zielbestimmung sind konkrete Arbeitsschritte, Termine und Verantwortlichkeiten sowie Ressourcen und Evaluationszeitpunkte und -methoden festzulegen

Ein Projekt wird mit dem Dokument Projektantrag formell beantragt. Projekte müssen jeweils die Unterstützung mindestens einer Fachgruppe haben. Projekte können auch interdisziplinären Charakter haben, dann werden sie in der Regel durch die Schulleitung getragen.

Der Projektantrag wird jeweils durch den/die zuständige Fachgruppenleiter/in an die entsprechende Abteilungsleitung weitergeleitet. Diese prüft den Antrag und leitet diesen bei positiver Bewertung an die Schulleitung weiter. Diese entscheidet über den Antrag und bestimmt einen Vertreter aus der Schulleitung welche das Projekt als Mentor begleitet.

Nach dem formellen Beschluss an einer Schulleitungssitzung erteilt der Rektor den Start zu einem Projekt. Der Projektantrag enthält den Namen des/der Projektverantwortlichen. Das Dokument Standard Pflichtenheft für Projektverantwortliche regelt die Aufgaben, Kompetenzen und die Verantwortung des/der Projektverantwortlichen.

6.  Projektmanagement

Projektmanagement vollzieht sich in unterschiedlichen Phasen von der Projektfindung und -klärung über die Projektplanung und -durchführung hin zu Projektevaluation und -abschluss.

Während es in der Phase der Findung vor allem darum geht, die Projektidee zu entwickeln und das Umfeld des Projekts (Chancen und Risiken, mögliche Interessengruppen etc.) zu erschließen, sind in der Phase der Klärung Projektziel und -auftrag zu spezifizieren und das Projektteam zusammenzustellen.

In der Projektplanung sind die wichtigsten Aufgaben und Arbeitsschritte zu definieren und ggf. auch zu visualisieren. Diese werden in der Durchführungsphase durch das Projektteam abgearbeitet. In der letzten Phase der Projektevaluation werden abschließend Projekterfolg wie auch Projektdurchführung evaluiert und ein Projektschlussbericht erstellt.

Das Dokument Projektmanagement GBW definiert in 27 Schritten den logischen Ablauf eines Projekts. Dabei werden die klassischen Phasen eines Projekts durchlaufen (Input, Findung, Klärung, Planung, Durchführung u. Überwachung, Abschluss).

Projektverantwortliche tragen eine grosse Verantwortung, durch eine aktive Kommunikation mit allen am Projekt beteiligten wird sichergestellt, dass bei Verzögerungen oder unerwarteten Problemen schnell reagiert werden kann.

7.  Projektschlussbericht

Im Projektschlussbericht werden in Kurzform die zentralen Ergebnisse wie auch Stolpersteine und «lessons learned» im Projektablauf festgehalten.

Die vollständige Dokumentation des Projektschlusses stellt sicher, dass zukünftige Projekte von den bisherigen Projekterfahrungen in der Schule profitieren und dass bestimmte Stolpersteine im Vorfeld bereits vermieden werden können.

Im Projektabschlussbericht wird zudem festgehalten, wie mit den Projektergebnissen verfahren werden soll. Soll das Projekt in einen regelmäßigen Prozess überführt werden oder als Grundlage für ein Folgeprojekt dienen? Oder war das Projekt eine Erfahrung, die aber in Zukunft nicht weiterverfolgt werden kann oder soll?

8.  Multiprojektmanagement

Mit einem Multiprojektmanagement erfassen wir alle laufenden Projekte. Diese sind für alle Berechtigten einsehbar und informieren nebst den Basisdaten (Termine, Verantwortlichkeiten, Ressourcen) über den Inhalt des Projekts sowie über den aktuellen Status.

Die Zusammenstellung in einer derartigen Form hilft den Überblick über alle laufenden Entwicklungsvorhaben zu behalten und dient der Schule als Instrument für übergeordnete Steuerungsgremien im Projektmanagement wie Schulleitung, Unterrichtsentwicklungsteam, Q-Team).