Schulführungshandbuch (SFHB) GBW

1. Starke Teams für starke Leistungen

Studien haben gezeigt, dass es einen Zusammenhang zwischen dem Wohlbefinden der Mitarbeiter und der Höhe der Arbeits-Qualität gibt. Dabei kann die Arbeitsleistung intern zwischen Abteilungen, ja sogar zwischen einzelnen Arbeitsbereichen variieren. Je stärker und belastbarer diese Netzwerke sind, desto besser ist die Qualität der Arbeitsleistung.

Unternehmenskulturen, die sich an ihren Mitarbeitern orientieren; in denen Werte von Mitarbeitern getragen und von Vorgesetzten gelebt werden, fördern die psychische und physische Gesundheit der Arbeitnehmer. Eine wichtige Voraussetzung, um starke soziale Beziehungen aufzubauen. Kurz gesagt: Fühlen sich die Mitarbeiter im Unternehmen wohl, finden sie Wertschätzung und vertrauen sie Kollegen und Führungskräften, erhöht das ihre Leistungsbereitschaft.

Die GBW sucht deshalb teamfähige und leistungsbereite Mitarbeiter/-innen.

2. Personalprozesse (alphabetisch)

2.1 Adressänderungen

Die Meldung erfolgt durch die Lehrperson oder den/die Mitarbeitende/-n an den/die Personalverantwortliche/-n oder an eines der Sekretariate (schriftlich oder mündlich, mit der Angabe ab wann die neue Adresse Gültigkeit hat).

Formular «Meldung für Adressänderung und/oder Lohnauszahlung»

2.2 Änderung Familienverhältnisse

Die Meldung erfolgt durch die Lehrperson oder den/die Mitarbeitende/-n an den/die Personalverantwortliche/-n und wird in folgenden Fällen benötigt:

• Heirat
• eingetragene Partnerschaft
• Scheidung
• Änderung Heimatort
• Tod

Dem Formular ist eine Kopie eines amtlichen Papiers beizulegen (z.B. Kopie Familienbüchlein, Auszug Familienregister etc.)

Formular Änderung Familienverhältnisse

2.3 Änderungen Lohnkonto

Die Meldung erfolgt durch die Lehrperson oder den/die Mitarbeitende/-n an den/die Personalverantwortliche/-n per Mail oder mit Formular «Meldung für Adressänderung und/oder Lohnauszahlung»

2.4 Anmeldung Familienzulagen

Formular «Anmeldung Familienzulagen / Differenzzahlung»

Formular «Nachmeldung weiterer Kinder»

Merkblatt Familienzulagen

Auf dem Formular sind alle benötigten Unterlagen aufgeführt. Sobald das Formular und die Unterlagen vorliegen, kann die Weiterleitung an den/die Personalverantwortliche/-r (PV) erfolgen. Diese/-r schickt die Unterlagen der Lohnadministration des MBA für die weitere Bearbeitung.

Oder die Lehrperson bzw. der/die Mitarbeitende schickt alle Unterlagen direkt an die Lohnadministration des MBA (gemäss Adresse auf dem Formular).

2.5 Arbeitsbestätigungen

Eine Lehrperson oder ein/e Mitarbeitende/-r wünscht eine Arbeitsbestätigung. Der/die PV fertigt die Bestätigung aus und leitet diese dem/der Rektor/-in zur Unterschrift weiter.

2.6 Arbeitszeugnisse

Eine Lehrperson oder ein/e Mitarbeitende/-r tritt aus. Der/die PV fertigt den Entwurf des Arbeitszeugnisses aus (Personalien, Angaben zur Anstellung) und leitet diesen dem/der Rektor/-in bzw. dem/der zuständigen Abteilungsleiter/-in oder dem/der Adjunkt/-in weiter für die Vervollständigung (Beurteilung).

2.7 Arztzeugnisse

Gemäss § 100 der VVO des Personalgesetzes gilt, dass eine Abwesenheit infolge Krankheit oder Unfall so rasch als möglich ihren Vorgesetzten gemeldet wird.

Dauert die volle oder teilweise Dienstaussetzung länger als eine Woche (5 Tage), reichen die Angestellten ihren Vorgesetzten innert angemessener Frist oder auf erstes Verlangen hin ein ärztliches Zeugnis ein. Die Vorgesetzten oder die Personaldienste können auch für Dienstaussetzungen von weniger als einer Woche ein ärztliches Zeugnis verlangen!

Wenn die volle oder teilweise Dienstaussetzung länger als einen Monat dauert, reichen die Angestellten jeweils zu Beginn der folgenden Monate oder gemäss besonderer Weisung der Vorgesetzten oder der Personaldienste weitere ärztliche Zeugnisse ein. Die kranken oder verunfallten Angestellten und die Vorgesetzten oder die Personaldienste halten regelmässigen Kontakt.

Die Vorgesetzten oder die Personaldienste prüfen ein Case Management, wenn die volle oder teilweise Dienstaussetzung voraussichtlich länger als zwei Monate dauert.

Lehrpersonen

Die Lehrperson leitet das ärztliche Zeugnis zusammen mit der Stellvertretungsmeldung der/dem zuständigen Abteilungsleiter/-in weiter. Die bewilligte Stellvertretungsmeldung inkl. Arztzeugnis geht an die/den Personalverantwortliche/-n.

Mitarbeitende inkl. Lernende

Das ärztliche Zeugnis wird den Vorgesetzten so rasch wie möglich eingereicht. Das Arztzeugnis wird spätestens mit der Arbeitszeittabelle an die/den Personalverantwortliche/-n weitergeleitet.

Sofern klar ist, dass die Absenz länger als einen Monat dauern wird, muss das Arztzeugnis zwingend dem Case Management des MBA eingereicht werden (Cc an die Personalverantwortliche der Schule im MBA ). Auch Folgezeugnisse werden unaufgefordert weitergeleitet. Dies ist aufgrund der Berechnung der Lohnfortzahlung und der Einleitung eines allfälligen Case Managements nötig.

Wer ärztliche Zeugnisse nicht oder nicht rechtzeitig einreicht, dem kann die Lohnfortzahlung gekürzt werden.

2.8 Dienstaltersgeschenke (DAG)

Die Berechnung des Dienstaltersgeschenkes erfolgt durch das Mittelschul- und Berufsbildungsamt. Der Anspruch wird je nach Funktion wie folgt ausgewiesen:

• Lehrpersonen: Betrag und Anzahl Einzellektionen (der Anspruch in der Grund- und Weiterbildung wird mit einer separaten Verfügung berechnet)
• SL-Mitglieder: Betrag und Urlaubstage
• Mitarbeitende der Verwaltung und Betriebspersonal: Betrag und Anzahl Ferienstunde

Der/die Dienstjubilar/-in kreuzt die gewünschte Bezugsmöglichkeit an:

• Urlaubsbezug in ….... Einzellektionen/Tagen/Ferienstunden
• Splitting: ein Teil Urlaubsbezug und Auszahlung des Restbetrags
• Auszahlung des ganzen DAG

Weitere Informationen

• Der DAG-Bezug muss möglichst en bloc erfolgen
• Die Bezugsdauer beträgt ab Fälligkeit 2 Jahre
• Aus triftigen Gründen kann der Bezug um max. 1 Jahr verlängert werden. Diese Eingabe muss über die Personalabteilung des MBA erfolgen, welche die DAG-Bezugsdauer verlängert
• Erfolgt der Bezug nicht innerhalb der vorgesehen 2 bzw. 3 Jahren erfolgt Auszahlung
• Restguthaben bei Lehrpersonen dürfen nicht auf dem Stundenkonto gutgeschrieben werden. Die Berechnungsgrundlage ist anders (Ferien-/Freitageanteil)

2.9 EO-Abrechnungen (Militär, Zivilschutz, J&S, Feuerwehr)

Der/die Personalverantwortliche überwacht die Abgabe der EO-Karte. Bei Lehrpersonen passiert dies aufgrund der Stellvertretungsmeldungen und bei den Mitarbeitenden aufgrund der AZ-Tabellen.

Die Abgabe der EO-Karte ist in folgenden Fällen zwingend dem/der Personalverantwortlichen abzugeben:

• Militär
• Zivilschutz
• J&S
• Feuerwehr

2.10 Honorarrechnungen

Grundsatz

Der Kanton unterscheidet bei Rechnungen mit Lohncharakter, ob eine selbständige oder unselbständige Tätigkeit ausgeübt wird.

Rechnungsstellung durch eine Firma

Falls eine Firma eine Rechnung mit Lohncharakter stellt, wird die Rechnung mit den Kreditoren via Buchungszentrum (BuZ) bezahlt (Bezeichnungen wie AG, GmbH etc. muss auf der Rechnung ersichtlich sein). Der Einzahlungsschein lautet ebenfalls auf eine Firma!

Personen mit unselbständiger Erwerbstätigkeit

Die Auszahlung solcher Honorare sind AHV-pflichtig und werden durch die Finanzabteilung des MBA veranlasst. Die Auszahlung erfolgt über das Lohnsystem PULS, d.h. am 25. eines Monats.

Honorarauszahlungen erfolgen immer unter Abzug der Sozialleistungen. Sofern diese in einem Kalenderjahr Fr. 2'200.00 nicht übersteigen, erfolgt im Dezember die Rückerstattung der Abzüge.

Ablauf

• Download des Formulars; Ausfüllen; vom/von der Lehrgangsleiter/-in oder Vorgesetzten visieren lassen und an den/die Personalverantwortliche/-n oder an den Adjunkten/die Adjunktin weiterleiten.
• Der/die Abteilungsleiter/-in oder der Adjunkt/die Adjunktin visiert materiell und leitet die Rechnung an den/die PV weiter.
• Der/die Personalverantwortliche visiert rechn./form., nachdem die Rechnung rechnerisch kontrolliert wurde. Kennzeichnung der Kontierung à GB oder WB.
• Der/die PV leitet die Rechnung dem Rektor/der Rektorin für die Anweisung weiter.
• Der/die PV leitet das Formular und eine Kopie des AHV-Ausweises oder der Krankenkassenkarte der Finanzabteilung des MBA weiter zur Auszahlung. Honorarrechnungen, welche bis am 10. eingereicht werden, werden in der Regel im selben Monat am 25. über das Lohnsystem PULS ausbezahlt. Diese Angabe ist allerdings ohne Gewähr - das MBA behält sich eine 60-tägige Zahlungsfrist vor.

Falls es sich um wiederholte Honorarauszahlungen oder um Auszahlungen an Lehrpersonen der GBW handeln, muss der AHV-Ausweis/die Krankenkassenkarte nicht mehr beigelegt werden.

Formular Honorarrechnung

2.11 Mutterschaftsurlaub

• Abgabe der Arztzeugnisse bei Ausfall vor der Niederkunft an den/die Vorgesetzte/-n. Diese/-r leitet das Zeugnis der/dem PV weiter.
• Lehrpersonen: Einreichung der Stellvertretungsmeldung an den/die Abteilungsleiter/-in.
• Vor der Geburt: allenfalls schriftliche Vereinbarung bezüglich Beschäftigungsgrad nach der Geburt treffen (Vorgesetzte/-r und Lehrperson/Mitarbeitende).
• Vor der Geburt: falls im Anschluss an den Mutterschaftsurlaub ein unbezahlter Urlaub folgt, muss durch die Lehrperson/Mitarbeitende ein Gesuch an den/die Vorgesetzte/-n eingereicht werden.
• Nach der Geburt: Einreichung des Geburtsscheins an den/die PV.
• Eingabe des Formulars «Urlaubsantrag» der Schule an das MBA. Das MBA fertigt aufgrund der Eingabe die Verfügung des Mutterschaftsurlaubs sowie eines allfälligen Unbezahlten Urlaubs (Lohnsistierung) aus.
• Abgabe der Verfügung/en an die Lehrperson/Mitarbeitende und Ablage einer Kopie im Dossier und für die Kontrolle des Lohnjournals.
• Die Lehrperson reicht frühzeitig die Stellvertretungszettel ein. Der/die PV führt die Stundenkonto nach.

2.12 Unbezahlter Urlaub (Lohnsistierung)

Grundsatz

Grundsätzlich besteht kein Anspruch auf unbezahlten Urlaub. Er wird aber gewährt, soweit die dienstlichen Verhältnisse es gestatten.

Dauer

Aufgrund der Sozialversicherungen bewilligt das Amt maximal einen unbezahlten Urlaub pro Jahr. Die Personalabteilung verfügt einen unbezahlten Urlaub erst ab zwei Wochen.

Ablauf

• Gesuch der Lehrperson bzw. der/des Mitarbeitenden an Vorgesetzt/e
• Entscheid Schulleitung/Vorgesetzte und Mitteilung des Entscheides durch den/die Vorgesetzte/-n
• Bei Bewilligung muss die Stellvertretung frühzeitig durch den/die Gesuchsteller/-in erfolgen
• Mitteilung des Entscheides an die Lehrperson bzw. den/die Mitarbeitende/-n durch den/die Personalverantwortliche/-n mit einer Kopie des Schreibens
• Der/die PV gibt dem/der Gesuchsteller/-in folgende Unterlagen ab:

• • Wegleitung unbezahlter Urlaub für Lehrpersonen (zur Unterschrift und Rückgabe an PV)
  • Merkblatt der BVK «Unbezahlter Urlaub»
  • Formular BVK «Antrag auf Weiterführung der Risikoversicherung bei unbezahltem Urlaub»
  • «Abredeversicherung» mit Einzahlungsschein

• Einreichung des Formulars «Urlaubsantrag» der Schule an das MBA. Das MBA fertigt aufgrund der Eingabe die Verfügung des Unbezahlten Urlaubs (Lohnsistierung) an
• Abgabe der Verfügung an den/die Gesuchsteller/in und Ablage einer Kopie im Dossier

2.13 Unfall und Unfallmeldungen

• Die Meldung erfolgt durch die Lehrperson bzw. Mitarbeitende/n an den/die Personalverantwortliche/-n mit dem Formular «Unfallmeldung».
• Der/die PV leitet die Unfallmeldung der Lohnadministration des MBA per Mail weiter. Diese stellt der versicherten Person das Formular mit der Schadennummer direkt per Mail zu.
• Für die Weiterleitung der Schadennummer an den zuständigen Arzt/Spital ist der/die Versicherte zuständig.
• Bei Hospitalisation oder Notfall werden vom Spital folgende Angaben benötigt:

Versicherung AXA Winterthur, Schaden, Postfach, 8027 Zürich

Policen-Nr.          292.XXX (Laufnummer des Jahres des Unfalls: 2021 = 021)

• Leistungen der Freiwillige Ergänzungsversicherung – FEV bei einem Unfall: Gemäss Lohnadministration hat man Anspruch auf ein Einzelzimmer mit einem «normalen» Arzt (kein Spezialarzt nach Wahl)
• Sofern klar ist, dass die Absenz länger als einen Monat dauern wird, muss das Arztzeugnis zwingend dem Case Management des MBA eingereicht werden (Cc an die Personalverantwortliche der Schule im MBA). Auch Folgezeugnisse werden unaufgefordert weitergeleitet. Dies ist aufgrund der Berechnung der Lohnfortzahlung und der Einleitung eines allfälligen Case Managements nötig.

Wegleitung für das Personal des Kantons Zürich zur Unfallversicherung

Anmeldung zur freiwilligen Unfall-Ergänzungsversicherung

2.14 Vaterschaftsurlaub

Allgemeines

Der Vaterschaftsurlaub wird auf den 1.1.2021 eingeführt. Massgebend für den Anspruch ist die Geburt des Kindes. Die Lehrperson bzw. der Mitarbeiter muss sich zum Zeitpunkt der Geburt in einem Arbeitsverhältnis mit dem Kanton befunden haben.

Der Vaterschaftsurlaub muss innerhalb von sechs Monaten nach der Geburt bezogen werden, andernfalls verfällt er.

Während für die Mitarbeiter des Verwaltungs- und Betriebspersonals ein tageweiser Bezug möglich ist, ist dies für Lehrpersonen nur wochenweise möglich!

Der Kanton Zürich hat den Vätern bisher fünf voll bezahlte Freitage gewährt. Nun sind es seit 1.1.2021 zehn Tage. Weil der Kanton bei der vollen Bezahlung bleibt und weil er für die gesamten zehn Tag die neue geschaffene Erwerbsausfallentschädigung beanspruchen kann, entstehen der öffentlichen Hand trotzdem praktisch keine Mehrkosten. Für die Arbeitsausfälle werden keine zusätzlichen Stellen geschaffen.

Ablauf

Vor der Geburt:

Lehrpersonen: Information Abteilungsleiter/-in und Einreichung der Stellvertretungsmeldung.

Verwaltungs-/Betriebspersonal: Absprache/Einreichung Gesuch bei Vorgesetztem/Vorgesetzter; Regelung der Abwesenheit und Stellvertretung.

Falls im Anschluss an den Vaterschaftsurlaub ein unbezahlter Urlaub folgt, muss durch die Lehrperson/Mitarbeitenden ein Gesuch an den/die Vorgesetzte/-n eingereicht werden (s.  «unbezahlter Urlaub»).

Gemäss § 96 a der Vollzugsverordnung zum Personalgesetz, muss der unbezahlte Urlaub innert zwölf Monaten nach der Geburt des Kindes bezogen werden.

Damit die Schule den Vaterschaftsurlaub beim MBA beantragen kann, benötigen wir für die Eingabe des «Urlaubsantrags» folgende Angaben sowie eine Kopie des Geburtsscheins:

• Beginn Urlaub
• Ende Urlaub
• Geburt des Kindes

2.15 Vorschuss Lohn (nur bei Notlage)

• Gesuch der Lehrperson bzw. der/des Mitarbeitenden an den/die Personalverantwortliche/-n
• Besprechung Personalverantwortliche/r mit Rektor/-in
• Bewilligung oder Ablehnung durch Rektor/-in
• Mitteilung des Entscheides an die Lehrperson bzw. den/die Mitarbeitende/n durch den/die Personalverantwortliche/-n per Mail oder Telefon
• Der/die PV formuliert z.H. des MBA einen Antrag der Schulleitung und lässt diesen vom Rektor/der Rektorin unterschreiben
• Einreichung des unterzeichneten Antrags an den/die Leiter/-in der Personalabteilung des MBA
• Entscheid des Leiters/der Leiterin der Personalabteilung und Mitteilung an die Schule
• Mitteilung an die Lehrperson bzw. Mitarbeitende/-n durch den/die PV

2.16 Weiterbildungskurse: Bewilligung für Lehrpersonen und Verwaltungs- und Betriebspersonal (VBP)

• Die Lehrperson bzw. der/die Mitarbeitende bespricht die geplante Weiterbildung vorgängig mit dem/der Abteilungsleiter/-in bzw. Vorgesetzten.
• Danach wird das Formular "Anmeldung/Bewilligung Weiterbildungskurs" ausgefüllt und zusammen mit der Kursausschreibung dem/der Abteilungsleiter/-in bzw. dem/der Vorgesetzten weitergeleitet. Diese/-r visiert das Formular und gibt es dem Rektor/der Rektorin für die Bewilligung ab.
• Der Rektor/die Rektorin leitet die bewilligte Weiterbildung an den/die PV weiter.
• Der/die Personalverantwortliche kopiert die Bewilligung samt Beilagen.
• Die Kopie vom Formular und die Kursausschreibung wird an den/die Antragsteller/-in zurückgegeben.
• Die Spesen (Übernachtungen, Mahlzeiten, Fahrten) werden über die Spesenabrechnung geltend gemacht.
• Die Kurskosten bezahlt der/die Kursteilnehmer/-in entweder im Voraus selbst und fordert sie dann mittels Spesenabrechnung zurück. Oder die Rechnungsstellung erfolgt an die GBW. Dann bezahlt die GBW die Rechnung mittels Kreditoren.
• In der Übersicht «Kostenbeteiligung an Weiterbildungen für Mitarbeitende» ist geregelt, in welcher Form sich die GBW an den Kosten beteiligt. Je nach Höhe der Kurs-/Weiterbildungskosten wird zwischen der SL und dem/der WB-Teilnehmer/-in ein Rückforderungsvorbehalt vereinbart.
• Eine Kopie des Rückforderungsvorbehalts wird immer im Personaldossier abgelegt.

2.17 Zwischenzeugnisse

• Eine Lehrperson oder ein/e Mitarbeitende/-r verlangt ein Zwischenzeugnis
• Der/die PV fertigt den Entwurf des Zwischenzeugnisses aus (Personalien, Angaben zur Anstellung) und leitet diesen dem/der Rektor/-in bzw. dem/der zuständigen Abteilungsleiter/-in oder dem/der Adjunkt/-in weiter für die Vervollständigung (Beurteilung).
• Doppelunterschrift Rektor/-in und AL bzw. Adjunkt/-in
• Abgabe durch den/die Vorgesetzte/-n
• Weiterleitung einer Kopie des Zwischenzeugnisses an den/die PV für die Ablage im Dossier